Microfinance : quatre mesures pour sécuriser la collecte journalière

Le collecteur passe au marché, reçoit les mises du jour, les note dans un carnet et remet la caisse le soir. Entre le moment où le commerçant donne son argent et celui où le dépôt apparaît sur son compte, il peut se passer des heures, parfois des jours. C'est dans ce délai que se logent les erreurs et les fraudes, et que le membre commence à douter.

1. Enregistrer chaque dépôt au moment où il est reçu

Le collecteur saisit le dépôt sur son téléphone, devant le membre, même sans réseau : l'opération est gardée et se synchronise dès que la connexion revient. Plus de carnet à recopier le soir.

2. Prévenir le membre immédiatement

Un SMS part aussitôt avec le montant et le nouveau solde. Le membre devient le premier contrôleur : un dépôt non enregistré se remarque le jour même, et la confiance revient.

3. Faire remettre la caisse chaque soir

Le soir, la somme remise par le collecteur est comparée aux dépôts qu'il a enregistrés, et la remise est reçue par une autre personne. L'arrêté de caisse est signé : un écart se voit tout de suite et a un responsable.

4. Rendre les écritures impossibles à modifier

Une opération passée ne doit jamais pouvoir être modifiée ni supprimée. Une erreur se corrige par une contre-écriture, avec son motif et son auteur. Le conseil d'administration et les contrôleurs peuvent alors tout retracer.

Ce que fait COOPLYX

Ces quatre mesures sont au cœur de COOPLYX, le logiciel que nous avons conçu pour les microfinances et les coopératives d'épargne et de crédit des zones CEMAC et UEMOA : collecte hors ligne, SMS à chaque dépôt, remises des collecteurs, arrêtés de caisse signés et journal inaltérable, avec le crédit et la comptabilité dans le même outil. Une démonstration sur vos propres produits est possible sur demande.